PRIVACY POLICY AND PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE
ADASTRIA (MALAYSIA) SDN. BHD.
Effective Date: October 2026
Last Updated: October 2026
ADASTRIA (MALAYSIA) SDN. BHD. (Company Registration No.: 202601001393 (1663490-K)) (“Company”, “we”, “us” or “our”) is a subsidiary of and ST HD Co., Ltd. and forms part of the and ST group of companies (the “Group”). We fully recognise that the management of personal data is a serious responsibility, and we are committed to protecting your personal data in accordance with the Personal Data Protection Act 2010 [Act 709] as amended from time to time (the “PDPA”). We are the data controller of the personal data described in this Notice.
This Privacy Policy and Personal Data Protection Notice (this “Notice”) is issued pursuant to Section 7 of the PDPA. It explains how we collect, use, disclose and safeguard your personal data when you: (a) visit our website at www.adastria.com.my (the “Website”); (b) register for our membership programme or use our mobile application (the “App”); (c) visit or purchase from our stores; (d) apply for employment with us; or (e) deal with us as an officer or employee of our business partners, or as a shareholder.
As far as the law permits, by using the Website, the App or our services, or by providing your personal data to us, you consent to our processing of your personal data as described in this Notice, including its disclosure to the classes of third parties described in Clause 5 and its transfer outside Malaysia as described in Clause 6. Where we rely on your consent for a particular purpose, for example to send you marketing communications or to process sensitive personal data, we will ask for it separately (for example, by a box that you tick) and keep a record of it. This Notice is made available in the Bahasa Malaysia and English languages. In the event of any inconsistency between the two versions, the English version shall prevail to the extent permitted by law.
Key points at a glance
Who we are:
ADASTRIA (MALAYSIA) SDN. BHD., part of the Group, is responsible for your personal data as its data controller.
What we collect:
Your contact details, membership, purchase and App information, and information collected through cookies and similar technologies (Clause 1).
Why we use it:
To run our stores, the Website, the App and our membership programme, to deal with your enquiries, to improve our products and services and, with your consent, to send you marketing and show you relevant advertising (Clauses 2, 11, 12 and 13).
Who we share it with:
Our Group companies, our service providers, the operators of the commercial facilities in which our stores are located, authorities and the other parties described in Clause 5. We do not sell your personal data.
Transfers abroad:
Your personal data may be transferred to Japan and other countries, with safeguards in place (Clause 6).
Your choices and rights:
You may ask to access or correct your personal data, withdraw your consent, stop direct marketing and ask us to transmit your personal data to another organisation (Clauses 10 and 12).
Contact and complaints:
See Clause 16. You may also complain to the Personal Data Protection Commissioner.
1. Personal Data We Collect
We may collect the following categories of personal data, depending on how you interact with us:
(a) Website visitors and enquiries: your name, contact details (email address, telephone number, mailing or billing address), the name of your organisation and your position, the content of your enquiry, and technical data such as your IP address, browser type, device information and Website usage data collected through cookies and similar technologies.
(b) Members, App users and store customers: your name, gender, date of birth, contact details, membership number and account credentials, purchase and transaction history, store visit history, points balance and coupon usage, product and size preferences, responses to surveys and campaigns, your marketing preferences, records of your communications with our customer support, product reviews and any photographs or videos that you submit to us, conversations with our chat assistant (whether operated by artificial intelligence or by our staff), and App and device information (including device identifier, operating system, application usage logs and push notification token).
(c) Job applicants: the personal data contained in your application, including your education and employment history and demographic information, and, where it is required for employment purposes or statutory filings, your National Registration Identity Card (NRIC) number or passport number and, if your application is successful, your Employees Provident Fund (EPF) membership number and Social Security Organisation (SOCSO) information.
(d) Officers and employees of our business partners, and our shareholders: your name, contact details, position, and records of our communications and dealings with you, as necessary for the performance of contracts, business negotiations and the exercise of rights and performance of obligations under applicable law.
(e) Other data: location data from your device, where you have enabled location services in the App; information that you choose to share when you interact with us on social media or sign in using a social media account; and images of visitors captured by closed-circuit television (CCTV) in our stores.
We collect only such personal data as is adequate and not excessive in relation to the purposes set out in Clause 2 below.
Sensitive personal data. We do not ordinarily collect sensitive personal data as defined in Section 4 of the PDPA (which includes data as to your physical or mental health, political opinions, religious beliefs or other beliefs of similar nature, the commission or alleged commission of any offence, and biometric data). Where the processing of sensitive personal data is necessary, we will obtain your explicit consent or rely on another ground permitted under Section 40 of the PDPA. If you choose to use a fingerprint or facial recognition function to access the App, that authentication is performed on your own device and we do not receive or store your biometric data.
Personal data of other persons. If you provide us with the personal data of another person (for example, a family member or a referee), you confirm that you have informed that person of this Notice and have obtained his or her consent to our processing of that personal data for the purposes set out in Clause 2.
2. Purposes for which We Process Personal Data
We process personal data for the following purposes:
(1) registering and managing your membership, verifying your identity, and administering your account and our membership programme, including your points, coupons and rewards and their expiry;
(2) providing, operating and maintaining the Website, the App, our stores and our corporate services, and processing your orders, purchases, payments, deliveries, returns, exchanges, refunds, inquiries and business transactions, and performing our contractual obligations to you;
(3) responding to your inquiries, consultations, complaints, repair requests and other customer support matters, and recording such communications for quality and training purposes;
(4) analysing purchase history, store visit history, App usage and attribute information in order to understand customer preferences, to improve and develop our products, services, stores and digital services, and to provide you with offers, recommendations and information that are relevant to you;
(5) conducting campaigns, events, contests, surveys and promotional activities, and sending you newsletters, advertisements, seasonal greetings and information about our products, services and campaigns (including by means of email, SMS, push notification, messaging applications, telephone, post or social media), where you have consented to receive them (see Clause 12);
(6) delivering advertising, including behavioural targeting advertising distributed through advertising service providers such as Google, using cookies, advertising identifiers and similar technologies, where you have consented;
(7) ensuring the security of the Website, the App and our stores, including by operating closed-circuit television (CCTV), preventing and detecting fraud, theft and misuse, and debugging and improving performance;
(8) assessing and processing applications for employment with us;
(9) communicating with, and administering our relationships with, our business partners and shareholders, including the performance of contracts and of obligations under the Companies Act 2016 [Act 777];
(10) complying with legal, statutory and regulatory obligations in Malaysia, including tax and accounting obligations, and responding to lawful requests from regulatory authorities, courts and law enforcement agencies;
(11) issuing invoices, e-invoices and receipts, internal record-keeping and administration, conducting audits, managing risk, obtaining professional advice and arranging insurance;
(12) establishing, exercising or defending our legal rights and claims;
(13) carrying out any merger, acquisition, restructuring or transfer of all or part of our business or assets;
(14) any other purpose notified to you at the time your personal data is collected; and
(15) any other purpose directly related to any of the purposes above.
We will not use your personal data for any other purpose without first obtaining your consent, unless the processing is permitted or required by law.
3. Source of Personal Data
We collect personal data directly from you when you complete a contact or registration form, subscribe to our communications, register as a member in store or in the App, make a purchase, take part in a survey, contest, promotion or event, interact with our customer support or with us on social media, or apply for employment. We also collect personal data indirectly: automatically through cookies, software development kits and similar technologies when you use the Website or the App; and from our Group companies, our business partners, the operators of the commercial facilities in which our stores are located, advertising and analytics platforms, social media platforms, recruitment agencies and publicly available sources, in each case where you have consented to such provision or where it is otherwise permitted by law. If you visit our stores, your image may be captured by our closed-circuit television (CCTV) systems, which we operate for safety and crime-prevention purposes.
4. Whether the Supply of Personal Data is Obligatory
Where a field in our forms, registration screens or the App is marked as mandatory, the supply of that personal data is obligatory in order for us to provide the relevant service. If you do not supply it, we may be unable to respond to your inquiry, to register or maintain your membership, to provide the App or its features, to process your purchase, or to consider your application for employment. The supply of all other personal data is voluntary. Some personal data is collected because the law requires it, including but not limited to the details needed to issue an e-invoice when you request one, or information needed for statutory filings relating to employment.
5. Disclosure of Personal Data
We do not sell or trade your personal data. We may disclose your personal data to the following classes of third parties, in each case only to the extent necessary for the purposes set out in Clause 2:
(a) our holding company, and ST HD Co., Ltd., Adastria Co., Ltd., and other companies within the Group;
(b) our service providers and data processors, including providers of information technology, cloud hosting, application development and maintenance, customer relationship management and marketing automation, payment processing, logistics and delivery, call centre, printing, advertising distribution and analytics, and security services, as well as our professional advisers such as lawyers, accountants and auditors;
(c) the developers, department stores and operators of other commercial facilities in which our stores are located, and the operators of the point or loyalty programmes with which we are affiliated;
(d) regulatory authorities, courts, law enforcement agencies and any other person to whom we are required or permitted by law to disclose personal data;
(e) an acquirer or proposed acquirer of all or part of our business or assets, subject to appropriate confidentiality undertakings;
(f) business partners with whom we run joint promotions, campaigns or rewards programmes, and social media platforms that we use for advertising, where you have consented; and
(g) any person, in an emergency, where disclosure is necessary to protect the life, health or safety of an individual.
We require our data processors to process personal data only in accordance with our instructions and to implement appropriate security measures. Where possible, we share personal data in aggregated or anonymised form. We will not provide your personal data to our business partners for their own marketing purposes unless you have consented.
Third-party websites. The Website and the App may contain links to websites, applications and social media platforms operated by third parties. This Notice does not apply to them, and any personal data you provide to them is handled under their own privacy policies, which we encourage you to read.
6. Transfer of Personal Data Outside Malaysia
Your personal data may be transferred to, stored in and accessed from countries outside Malaysia, in particular Japan (where our holding company and certain Group functions are located) and other countries in which our service providers operate. The recipients are our holding company and other Group companies, and our service providers (such as providers of cloud hosting, information technology, customer relationship management, application and analytics services). The transfers are made for the purposes set out in Clause 2, including but not limited to Group management and reporting, customer relationship management, and the hosting, maintenance and support of our systems. Where we transfer personal data outside Malaysia, we do so in reliance on one or more of the grounds permitted under Section 129 of the PDPA, and we take reasonable precautions to protect the personal data, including entering into intra-group data transfer agreements, binding corporate rules or contractual clauses with the recipient, conducting due diligence on the recipient, and assessing the level of protection available in the destination country. As far as the law permits, by using the Website, the App or our services, or by providing your personal data to us, you consent to such transfers. Where the law requires us to obtain your consent separately for a transfer, we will do so. You may contact us for more information about the safeguards we use.
7. Security of Personal Data
We implement appropriate organisational, physical and technical measures to protect personal data from any loss, misuse, modification, unauthorised or accidental access or disclosure, alteration or destruction. These measures include internal rules governing the handling of personal data at each stage of acquisition, use, storage, disclosure and disposal; the designation of persons responsible for personal data; access controls limiting access to those who require it; periodic training of our employees; and the supervision of our data processors by contract. Please keep your account password confidential and do not share it with anyone else. If a personal data breach occurs that causes or is likely to cause significant harm, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and the affected individuals as required by the PDPA.
8. Retention of Personal Data
We retain personal data only for as long as is necessary for the fulfilment of the purposes for which it was collected, or for such longer period as is required or permitted by law (for example, accounting and tax records are generally retained for seven years), or as is necessary to establish, exercise or defend legal claims. Where the purpose of processing has been fulfilled, or where your membership account has been inactive for the period stated in our membership terms, we will take all reasonable steps to destroy, permanently delete or anonymise the personal data.
We generally keep personal data for no longer than the following periods, unless the law requires a longer period. We may delete it earlier once it is no longer needed: account and membership data, for as long as your account is active and, if your account becomes inactive, until the end of the period stated in our membership terms, after which we keep only the records that we may need to deal with possible claims, for up to six (6) years after your last activity; order, payment and transaction records, for seven (7) years from the date of the transaction; customer service communications, for up to six (6) years from our last communication with you; contest and promotion entries, for up to one (1) year after the contest or promotion ends (and records of prize winners for up to six (6) years); CCTV footage, for up to ninety (90) days, unless it is needed to investigate an incident; and unsuccessful employment applications, for up to three (3) years.
9. Accuracy of Personal Data
We take reasonable steps to ensure that the personal data we hold is accurate, complete, not misleading and kept up to date. Please notify us, or update your member profile in the App, if your personal data changes.
10. Your Rights
Subject to the exceptions permitted under the PDPA, you may:
(a) request access to the personal data we hold about you. We will comply with your data access request within 21 days of receipt, or notify you within that period if we require a further period of up to 14 days. A prescribed fee may apply;
(b) request the correction of personal data that is inaccurate, incomplete, misleading or not up to date. We will comply with your data correction request within 21 days of receipt, or notify you within that period if we require a further period of up to 14 days;
(c) withdraw your consent to our processing of your personal data, in whole or in part;
(d) require us to limit our processing of your personal data, or to cease processing that is causing or is likely to cause substantial damage or substantial distress to you or to another person;
(e) require us to cease processing your personal data for the purposes of direct marketing. You may also unsubscribe using the link contained in any marketing email, or by changing the notification settings in the App; and
(f) request that we transmit your personal data to another data controller, where such a request is technically feasible and compatible with the data format we use. You may also delete your account, and request the deletion of the personal data associated with it, from within the App or by contacting us using the details in Clause 16. To exercise any of these rights, please contact us in writing (including by email) using the details in Clause 16. We may require you to verify your identity before we act on your request. If you withdraw your consent or limit our processing of your personal data, we may be unable to continue providing certain services to you. Withdrawing your consent does not affect processing that took place before the withdrawal. If you delete your account, we may keep some personal data where the law requires or permits us to do so, for example transaction records that we must keep for tax and accounting purposes, for the periods described in Clause 8.
11. Cookies and Similar Technologies
Our Website and App use cookies, software development kits and similar technologies in order to operate the Website and the App, to remember your settings, to analyse traffic and usage, and, where you have consented, to deliver advertising that is relevant to you, including behavioural targeting advertising distributed through advertising platforms such as Google. You may refuse or delete cookies through your browser settings, and limit the use of advertising identifiers through your device settings, although some features of the Website or the App may not then function optimally. As far as the law permits, by continuing to use the Website or the App, you consent to our use of cookies and similar technologies as described in this Clause. You can opt out of third-party analytics and advertising tools using the settings that those providers make available. With your consent, we may share your email address or telephone number in protected form with social media platforms such as Facebook, Instagram, TikTok and the like, so that our advertisements can be shown to you or to people with similar interests.
Location and push notifications. If you enable location services or push notifications in the App, we may use the location of your device to show you nearby stores and to send you notifications. You can turn these off at any time in your device settings.
12. Direct Marketing
We will send you direct marketing communications by email, SMS, push notification, messaging applications, telephone, post or social media only where you have consented, for example by ticking a box when you register as a member or subscribe to our newsletter. These boxes are not ticked by default. You may withdraw your consent at any time by using the unsubscribe link in any marketing email, by changing the notification settings in the App, or by notice in writing to us using the details in Clause 16, and we will then stop sending you marketing communications as soon as practicable. If you are a member, we will continue to send you service messages about your account and points, such as expiry reminders, even after you opt out of marketing.
13. Automated Processing, Profiling and Artificial Intelligence
We use automated processing, including profiling, to analyse your purchase history, store visit history and App usage so that we can show you products, offers and content that are likely to interest you. We do not make decisions that have a legal or similarly significant effect on you solely by automated means. You may withdraw your consent to this processing at any time by notice in writing to us, and we will then stop using your personal data for profiling.
14. Children’s Personal Data
Our Website, the App and our membership programme are not directed at children below the age of 18. Where we process the personal data of a person below the age of 18, we require the consent of that person’s parent, guardian or person who has parental responsibility for that person. If you believe that we hold the personal data of a child without such consent, please contact us and we will delete it. A parent or guardian may also exercise the rights described in Clause 10 on behalf of a person below the age of 18. We do not use the personal data of a person whom we know to be below the age of 18 for direct marketing without the consent of a parent or guardian.
15. Changes to this Notice
We may update this Notice from time to time. The current version will be published on the Website and in the App with the “Last Updated” date stated above. Where the changes are material, we will notify you by a notice on the Website or in the App or, where appropriate, by email. We keep a record of the previous versions of this Notice.
16. How to Contact Us and How to Complain
If you have any question, request or complaint regarding this Notice or your personal data, please contact us at:
Attn: Mr. Lim Chung Leong (Administration)
Entity: ADASTRIA (MALAYSIA) SDN. BHD.
Address: Unit A-5-01, Menara Mustapha Kamal, PJ Trade Centre, No.8, Jalan PJU 8/8A, Bandar Damansara Perdana, 47820 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan, Malaysia.
Email: cl.lim@adastria.com.my / info@adastria.com.my
If you are not satisfied with our response, you may lodge a complaint with the Personal Data Protection Commissioner, Department of Personal Data Protection, Malaysia
DASAR PRIVASI DAN NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI
ADASTRIA (MALAYSIA) SDN. BHD.
Tarikh Berkuat Kuasa: Oktober 2026
Kali Terakhir Dikemas Kini: Oktober 2026
ADASTRIA (MALAYSIA) SDN. BHD. (No. Pendaftaran Syarikat: 202601001393 (1663490-K)) (“Syarikat” atau “kami”) ialah syarikat subsidiari and ST HD Co., Ltd. dan merupakan sebahagian daripada kumpulan syarikat and ST (“Kumpulan”). Kami sedar sepenuhnya bahawa pengurusan data peribadi merupakan suatu tanggungjawab yang serius, dan kami komited untuk melindungi data peribadi anda menurut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 [Akta 709] sebagaimana yang dipinda dari semasa ke semasa (“APDP”). Kami ialah pengawal data bagi data peribadi yang diperihalkan dalam Notis ini.
Dasar Privasi dan Notis Perlindungan Data Peribadi ini (“Notis”) dikeluarkan menurut Seksyen 7 APDP. Notis ini menerangkan cara kami mengumpul, menggunakan, menzahirkan dan melindungi data peribadi anda apabila anda: (a) melawat laman sesawang kami di www.adastria.com.my (“Laman Sesawang”); (b) mendaftar untuk program keahlian kami atau menggunakan aplikasi mudah alih kami (“Aplikasi”); (c) melawat atau membuat pembelian di kedai kami; (d) memohon pekerjaan dengan kami; atau (e) berurusan dengan kami sebagai pegawai atau pekerja rakan niaga kami, atau sebagai pemegang saham.
Setakat yang dibenarkan oleh undang-undang, dengan menggunakan Laman Sesawang, Aplikasi atau perkhidmatan kami, atau dengan memberikan data peribadi anda kepada kami, anda bersetuju dengan pemprosesan data peribadi anda oleh kami sebagaimana yang diperihalkan dalam Notis ini, termasuk penzahirannya kepada golongan pihak ketiga yang diperihalkan dalam Klausa 5 dan pemindahannya ke luar Malaysia sebagaimana yang diperihalkan dalam Klausa 6. Jika kami bergantung pada persetujuan anda bagi sesuatu maksud tertentu, contohnya untuk menghantar komunikasi pemasaran kepada anda atau untuk memproses data peribadi sensitif, kami akan meminta persetujuan itu secara berasingan (contohnya, melalui kotak semak yang anda tandakan) dan menyimpan rekod mengenainya.
Notis ini disediakan dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris. Sekiranya terdapat apa-apa percanggahan antara kedua-dua versi, versi Bahasa Inggeris adalah dianggap sahih, setakat yang dibenarkan oleh undang-undang.
Perkara utama secara ringkas
Siapa kami:
ADASTRIA (MALAYSIA) SDN. BHD., sebahagian daripada Kumpulan, bertanggungjawab ke atas data peribadi anda sebagai pengawal datanya.
Apa yang kami kumpul:
Butiran perhubungan, maklumat keahlian, pembelian dan Aplikasi anda, serta maklumat yang dikumpulkan melalui kuki dan teknologi yang serupa (Klausa 1).
Mengapa kami menggunakannya:
Untuk mengendalikan kedai kami, Laman Sesawang, Aplikasi dan program keahlian kami, untuk melayan pertanyaan anda, untuk menambah baik produk dan perkhidmatan kami dan, dengan persetujuan anda, untuk menghantar bahan pemasaran dan memaparkan iklan yang relevan kepada anda (Klausa 2, 11, 12 dan 13).
Dengan siapa kami berkongsi:
Syarikat dalam Kumpulan kami, pembekal perkhidmatan kami, pengendali kemudahan komersial tempat kedai kami terletak, pihak berkuasa dan pihak lain yang diperihalkan dalam Klausa 5. Kami tidak menjual data peribadi anda.
Pemindahan ke luar negara:
Data peribadi anda boleh dipindahkan ke Jepun dan negara lain, dengan langkah perlindungan yang sewajarnya (Klausa 6).
Pilihan dan hak anda:
Anda boleh meminta untuk mengakses atau membetulkan data peribadi anda, menarik balik persetujuan anda, menghentikan pemasaran langsung dan meminta kami menghantar data peribadi anda kepada organisasi lain (Klausa 10 dan 12).
Hubungi kami dan aduan:
Sila rujuk Klausa 16. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi.
1. Data Peribadi yang Kami Kumpul
Kami boleh mengumpul kategori data peribadi yang berikut, bergantung pada cara anda berinteraksi dengan kami:
(a) Pelawat Laman Sesawang dan pertanyaan: nama anda, butiran perhubungan (alamat e-mel, nombor telefon, alamat surat-menyurat atau alamat bil), nama organisasi dan jawatan anda, kandungan pertanyaan anda, dan data teknikal seperti alamat IP, jenis pelayar, maklumat peranti dan data penggunaan Laman Sesawang yang dikumpulkan melalui kuki dan teknologi yang serupa.
(b) Ahli, pengguna Aplikasi dan pelanggan kedai: nama, jantina, tarikh lahir, butiran perhubungan, nombor keahlian dan maklumat log masuk akaun anda, sejarah pembelian dan transaksi, sejarah lawatan ke kedai, baki mata ganjaran dan penggunaan kupon, pilihan produk dan saiz, maklum balas terhadap tinjauan dan kempen, pilihan pemasaran anda, rekod komunikasi anda dengan khidmat pelanggan kami, ulasan produk dan apa-apa gambar atau video yang anda serahkan kepada kami, perbualan dengan pembantu sembang kami (sama ada dikendalikan oleh kecerdasan buatan atau oleh kakitangan kami), dan maklumat Aplikasi dan peranti (termasuk pengecam peranti, sistem pengendalian, log penggunaan aplikasi dan token pemberitahuan automatik (push notification)).
(c) Pemohon pekerjaan: data peribadi yang terkandung dalam permohonan anda, termasuk sejarah pendidikan dan pekerjaan serta maklumat demografi anda, dan, jika dikehendaki bagi maksud pekerjaan atau pemfailan berkanun, nombor Kad Pengenalan Pendaftaran Negara (KPPN) atau nombor pasport anda dan, jika permohonan anda berjaya, nombor ahli Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan maklumat Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) anda.
(d) Pegawai dan pekerja rakan niaga kami, dan pemegang saham kami: nama, butiran perhubungan dan jawatan anda, dan rekod komunikasi serta urusan kami dengan anda, sebagaimana yang perlu bagi pelaksanaan kontrak, rundingan perniagaan, dan penjalanan hak serta pelaksanaan kewajipan di bawah undang-undang yang terpakai.
(e) Data lain: data lokasi daripada peranti anda, jika anda telah membolehkan perkhidmatan lokasi dalam Aplikasi; maklumat yang anda pilih untuk dikongsi apabila anda berinteraksi dengan kami di media sosial atau log masuk menggunakan akaun media sosial; dan imej pelawat yang dirakam oleh kamera litar tertutup (CCTV) di kedai kami.
Kami hanya mengumpul data peribadi yang mencukupi tetapi tidak berlebihan berhubung dengan maksud yang dinyatakan dalam Klausa 2 di bawah.
Data peribadi sensitif. Kami lazimnya tidak mengumpul data peribadi sensitif sebagaimana yang ditakrifkan dalam Seksyen 4 APDP (yang termasuk maklumat tentang kesihatan atau keadaan fizikal atau mental anda, pendapat politik anda, kepercayaan agama anda atau kepercayaan lain yang bersifat seumpamanya, pelakuan atau pengataan pelakuan apa-apa kesalahan, dan data biometrik). Jika pemprosesan data peribadi sensitif adalah perlu, kami akan mendapatkan persetujuan anda secara nyata atau bergantung pada alasan lain yang dibenarkan di bawah Seksyen 40 APDP. Jika anda memilih untuk menggunakan fungsi cap jari atau pengecaman wajah untuk mengakses Aplikasi, pengesahan itu dilakukan pada peranti anda sendiri dan kami tidak menerima atau menyimpan data biometrik anda.
Data peribadi orang lain. Jika anda memberikan kepada kami data peribadi orang lain (contohnya, ahli keluarga atau orang rujukan), anda mengesahkan bahawa anda telah memaklumkan orang itu tentang Notis ini dan telah memperoleh persetujuannya bagi pemprosesan data peribadi itu oleh kami bagi maksud yang dinyatakan dalam Klausa 2.
2. Maksud Kami Memproses Data Peribadi
Kami memproses data peribadi bagi maksud yang berikut:
(1) mendaftar dan mengurus keahlian anda, mengesahkan identiti anda, dan mentadbir akaun anda dan program keahlian kami, termasuk mata ganjaran, kupon dan ganjaran anda serta tarikh luputnya;
(2) menyediakan, mengendalikan dan menyenggara Laman Sesawang, Aplikasi, kedai kami dan perkhidmatan korporat kami, dan memproses pesanan, pembelian, pembayaran, penghantaran, pemulangan, penukaran, bayaran balik, pertanyaan dan transaksi perniagaan anda, serta melaksanakan kewajipan kontrak kami kepada anda;
(3) menjawab pertanyaan, rundingan, aduan, permintaan pembaikan dan perkara khidmat pelanggan lain anda, dan merekodkan komunikasi tersebut bagi maksud kualiti dan latihan;
(4) menganalisis sejarah pembelian, sejarah lawatan ke kedai, penggunaan Aplikasi dan maklumat sifat untuk memahami pilihan pelanggan, untuk menambah baik dan membangunkan produk, perkhidmatan, kedai dan perkhidmatan digital kami, dan untuk menyediakan kepada anda tawaran, cadangan dan maklumat yang relevan kepada anda;
(5) menjalankan kempen, acara, peraduan, tinjauan dan aktiviti promosi, dan menghantar kepada anda surat berita, iklan, ucapan perayaan dan maklumat tentang produk, perkhidmatan dan kempen kami (termasuk melalui e-mel, khidmat pesanan ringkas (SMS), pemberitahuan automatik, aplikasi pemesejan, telefon, pos atau media sosial), jika anda telah bersetuju untuk menerimanya (lihat Klausa 12);
(6) menyampaikan pengiklanan, termasuk pengiklanan bersasar berdasarkan tingkah laku yang diedarkan melalui pembekal perkhidmatan pengiklanan seperti Google, dengan menggunakan kuki, pengecam pengiklanan dan teknologi yang serupa, jika anda telah bersetuju;
(7) memastikan keselamatan Laman Sesawang, Aplikasi dan kedai kami, termasuk dengan mengendalikan kamera litar tertutup (CCTV), mencegah dan mengesan penipuan, kecurian dan salah guna, serta menyahpepijat dan menambah baik prestasi;
(8) menilai dan memproses permohonan pekerjaan dengan kami;
(9) berkomunikasi dengan, dan mentadbir hubungan kami dengan, rakan niaga dan pemegang saham kami, termasuk pelaksanaan kontrak dan kewajipan di bawah Akta Syarikat 2016 [Akta 777];
(10) mematuhi kewajipan undang-undang, berkanun dan kawal selia di Malaysia, termasuk kewajipan percukaian dan perakaunan, dan menjawab permintaan yang sah daripada pihak berkuasa kawal selia, mahkamah dan agensi penguatkuasaan undang-undang;
(11) mengeluarkan invois, e-invois dan resit, penyimpanan rekod dan pentadbiran dalaman, menjalankan audit, mengurus risiko, mendapatkan nasihat profesional dan mengatur insurans;
(12) mewujudkan, menjalankan atau mempertahankan hak dan tuntutan kami di sisi undang-undang;
(13) melaksanakan apa-apa penggabungan, pengambilalihan, penstrukturan semula atau pemindahan keseluruhan atau sebahagian perniagaan atau aset kami;
(14) apa-apa maksud lain yang dimaklumkan kepada anda pada masa data peribadi anda dikumpulkan; dan
(15) apa-apa maksud lain yang berhubungan secara langsung dengan mana-mana maksud di atas.
Kami tidak akan menggunakan data peribadi anda bagi apa-apa maksud lain tanpa mendapatkan persetujuan anda terlebih dahulu, melainkan jika pemprosesan itu dibenarkan atau dikehendaki oleh undang-undang.
3. Sumber Data Peribadi
Kami mengumpul data peribadi secara terus daripada anda apabila anda melengkapkan borang perhubungan atau pendaftaran, melanggan komunikasi kami, mendaftar sebagai ahli di kedai atau dalam Aplikasi, membuat pembelian, menyertai tinjauan, peraduan, promosi atau acara, berinteraksi dengan khidmat pelanggan kami atau dengan kami di media sosial, atau memohon pekerjaan. Kami juga mengumpul data peribadi secara tidak langsung: secara automatik melalui kuki, kit pembangunan perisian dan teknologi yang serupa apabila anda menggunakan Laman Sesawang atau Aplikasi; dan daripada syarikat dalam Kumpulan kami, rakan niaga kami, pengendali kemudahan komersial di tempat di mana kedai kami terletak, platform pengiklanan dan analitik, platform media sosial, agensi pengambilan pekerja dan sumber yang tersedia kepada umum, dalam setiap hal jika anda telah bersetuju dengan pemberian sedemikian atau jika ia selainnya dibenarkan oleh undang-undang. Jika anda melawat kedai kami, imej anda mungkin dirakam oleh sistem kamera litar tertutup (CCTV) kami, yang kami kendalikan bagi maksud keselamatan dan pencegahan jenayah.
4. Sama Ada Pemberian Data Peribadi adalah Wajib
Jika sesuatu ruangan dalam borang, skrin pendaftaran atau Aplikasi kami ditandakan sebagai wajib, pemberian data peribadi itu adalah wajib bagi membolehkan kami menyediakan perkhidmatan yang berkaitan. Jika anda tidak memberikannya, kami mungkin tidak dapat menjawab pertanyaan anda, mendaftarkan atau mengekalkan keahlian anda, menyediakan Aplikasi atau ciri-cirinya, memproses pembelian anda, atau menimbangkan permohonan pekerjaan anda. Pemberian semua data peribadi lain adalah secara sukarela. Sesetengah data peribadi dikumpulkan kerana dikehendaki oleh undang-undang, termasuk tetapi tidak terhad kepada butiran yang diperlukan untuk mengeluarkan e-invois apabila anda memintanya, atau maklumat yang diperlukan bagi pemfailan berkanun yang berhubungan dengan pengambilan kerja.
5. Penzahiran Data Peribadi
Kami tidak menjual atau memperdagangkan data peribadi anda. Kami boleh menzahirkan data peribadi anda kepada golongan pihak ketiga yang berikut, dalam setiap hal hanya setakat yang perlu bagi maksud yang dinyatakan dalam Klausa 2:
(a) syarikat pemegangan kami, and ST HD Co., Ltd., Adastria Co., Ltd., dan syarikat lain dalam Kumpulan;
(b) pembekal perkhidmatan dan pemproses data kami, termasuk pembekal perkhidmatan teknologi maklumat, pengehosan awan, pembangunan dan penyenggaraan aplikasi, pengurusan perhubungan pelanggan dan automasi pemasaran, pemprosesan pembayaran, logistik dan penghantaran, pusat panggilan, percetakan, pengedaran pengiklanan dan analitik, dan keselamatan, serta penasihat profesional kami seperti peguam, akauntan dan juruaudit;
(c) pemaju, gedung serbaneka dan pengendali kemudahan komersial lain di tempat di mana kedai kami terletak, dan pengendali program mata ganjaran atau program kesetiaan yang bergabung dengan kami;
(d) pihak berkuasa kawal selia, mahkamah, agensi penguatkuasaan undang-undang dan mana-mana orang lain yang kepadanya kami dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang untuk menzahirkan data peribadi;
(e) pemeroleh atau bakal pemeroleh keseluruhan atau sebahagian perniagaan atau aset kami, tertakluk pada aku janji kerahsiaan yang sewajarnya;
(f) rakan niaga yang dengannya kami menjalankan promosi, kempen atau program ganjaran bersama, dan platform media sosial yang kami gunakan untuk pengiklanan, jika anda telah bersetuju; dan
(g) mana-mana orang, dalam keadaan kecemasan, jika penzahiran itu perlu untuk melindungi nyawa, kesihatan atau keselamatan seseorang individu.
Kami menghendaki pemproses data kami memproses data peribadi hanya mengikut arahan kami dan melaksanakan langkah keselamatan yang sewajarnya. Jika boleh, kami berkongsi data peribadi dalam bentuk teragregat atau yang telah dinyahnama. Kami tidak akan memberikan data peribadi anda kepada rakan niaga kami bagi maksud pemasaran mereka sendiri melainkan jika anda telah bersetuju. Laman sesawang pihak ketiga. Laman Sesawang dan Aplikasi mungkin mengandungi pautan ke laman sesawang, aplikasi dan platform media sosial yang dikendalikan oleh pihak ketiga. Notis ini tidak terpakai bagi laman sesawang, aplikasi dan platform tersebut, dan apa-apa data peribadi yang anda berikan kepada mereka dikendalikan di bawah dasar privasi mereka sendiri, yang kami galakkan anda baca.
6. Pemindahan Data Peribadi ke Luar Malaysia
Data peribadi anda boleh dipindahkan ke, disimpan di dan diakses dari negara di luar Malaysia, khususnya Jepun (tempat syarikat pemegangan kami dan fungsi Kumpulan tertentu berada) dan negara lain tempat pembekal perkhidmatan kami beroperasi. Penerimanya ialah syarikat pemegangan kami dan syarikat lain dalam Kumpulan, dan pembekal perkhidmatan kami (seperti pembekal perkhidmatan pengehosan awan, teknologi maklumat, pengurusan perhubungan pelanggan, aplikasi dan analitik). Pemindahan itu dibuat bagi maksud yang dinyatakan dalam Klausa 2, termasuk tetapi tidak terhad kepada pengurusan dan pelaporan Kumpulan, pengurusan perhubungan pelanggan, dan pengehosan, penyenggaraan dan sokongan sistem kami. Jika kami memindahkan data peribadi ke luar Malaysia, kami berbuat demikian dengan bergantung pada satu atau lebih alasan yang dibenarkan di bawah Seksyen 129 APDP, dan kami mengambil langkah berjaga-jaga yang munasabah untuk melindungi data peribadi itu, termasuk dengan membuat perjanjian pemindahan data intra-kumpulan, peraturan korporat yang mengikat atau klausa kontrak dengan penerima, menjalankan usaha wajar terhadap penerima, dan menilai tahap perlindungan yang tersedia di negara destinasi. Setakat yang dibenarkan oleh undang-undang, dengan menggunakan Laman Sesawang, Aplikasi atau perkhidmatan kami, atau dengan memberikan data peribadi anda kepada kami, anda bersetuju dengan pemindahan tersebut. Jika undang-undang menghendaki kami mendapatkan persetujuan anda secara berasingan bagi sesuatu pemindahan, kami akan berbuat demikian. Anda boleh menghubungi kami untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang langkah perlindungan yang kami gunakan.
7. Keselamatan Data Peribadi
Kami melaksanakan langkah organisasi, fizikal dan teknikal yang sewajarnya untuk melindungi data peribadi daripada apa-apa kehilangan, salah guna, ubah suaian, akses atau penzahiran tanpa kebenaran atau tidak sengaja, pengubahan atau pemusnahan. Langkah ini termasuk peraturan dalaman yang mengawal pengendalian data peribadi pada setiap peringkat pemerolehan, penggunaan, penyimpanan, penzahiran dan pelupusan; penetapan orang yang bertanggungjawab ke atas data peribadi; kawalan akses yang mengehadkan akses kepada mereka yang memerlukannya; latihan berkala untuk pekerja kami; dan penyeliaan pemproses data kami melalui kontrak. Sila rahsiakan kata laluan akaun anda dan jangan kongsikannya dengan sesiapa pun. Jika berlaku pelanggaran data peribadi yang mengakibatkan atau berkemungkinan mengakibatkan kemudaratan yang ketara, kami akan memberitahu Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan subjek data yang terjejas sebagaimana yang dikehendaki oleh APDP.
8. Penyimpanan Data Peribadi
Kami menyimpan data peribadi hanya selama yang perlu bagi memenuhi maksud data peribadi itu dikumpulkan, atau bagi apa-apa tempoh yang lebih lama sebagaimana yang dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang (contohnya, rekod perakaunan dan percukaian lazimnya disimpan selama tujuh tahun), atau sebagaimana yang perlu untuk mewujudkan, menjalankan atau mempertahankan tuntutan undang-undang. Jika maksud pemprosesan telah dipenuhi, atau jika akaun keahlian anda tidak aktif bagi tempoh yang dinyatakan dalam terma keahlian kami, kami akan mengambil segala langkah yang munasabah untuk memusnahkan, memadamkan secara kekal atau menyahnama data peribadi itu.
Kami lazimnya menyimpan data peribadi tidak lebih lama daripada tempoh yang berikut, melainkan jika undang-undang menghendaki tempoh yang lebih lama. Kami boleh memadamkannya lebih awal sebaik sahaja data itu tidak lagi diperlukan: data akaun dan keahlian, selagi akaun anda aktif dan, jika akaun anda menjadi tidak aktif, sehingga tamat tempoh yang dinyatakan dalam terma keahlian kami, dan selepas itu kami hanya menyimpan rekod yang mungkin kami perlukan untuk menangani kemungkinan tuntutan, sehingga enam (6) tahun selepas aktiviti terakhir anda; rekod pesanan, pembayaran dan transaksi, selama tujuh (7) tahun dari tarikh transaksi; komunikasi khidmat pelanggan, sehingga enam (6) tahun dari komunikasi terakhir kami dengan anda; penyertaan peraduan dan promosi, sehingga satu (1) tahun selepas peraduan atau promosi itu tamat (dan rekod pemenang hadiah sehingga enam (6) tahun); rakaman CCTV, sehingga sembilan puluh (90) hari, melainkan jika rakaman itu diperlukan untuk menyiasat sesuatu insiden; dan permohonan pekerjaan yang tidak berjaya, sehingga tiga (3) tahun.
9. Ketepatan Data Peribadi
Kami mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa data peribadi yang kami pegang adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan terkini. Sila maklumkan kepada kami, atau kemas kini profil ahli anda dalam Aplikasi, jika data peribadi anda berubah.
10. Hak Anda
Tertakluk pada pengecualian yang dibenarkan di bawah APDP, anda boleh:
(a) meminta akses kepada data peribadi anda yang kami pegang. Kami akan mematuhi permintaan mengakses data anda dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaannya, atau memaklumkan kepada anda dalam tempoh itu jika kami memerlukan tempoh tambahan sehingga 14 hari. Fi yang ditetapkan mungkin dikenakan;
(b) meminta pembetulan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini. Kami akan mematuhi permintaan pembetulan data anda dalam tempoh 21 hari dari tarikh penerimaannya, atau memaklumkan kepada anda dalam tempoh itu jika kami memerlukan tempoh tambahan sehingga 14 hari;
(c) menarik balik persetujuan anda terhadap pemprosesan data peribadi anda oleh kami, sama ada keseluruhannya atau sebahagiannya;
(d) menghendaki kami mengehadkan pemprosesan data peribadi anda, atau memberhentikan pemprosesan yang menyebabkan atau mungkin menyebabkan kerosakan yang substansial atau distres yang substansial kepada anda atau kepada orang lain;
(e) menghendaki kami memberhentikan pemprosesan data peribadi anda bagi maksud pemasaran langsung. Anda juga boleh berhenti melanggan dengan menggunakan pautan yang terkandung dalam mana-mana e-mel pemasaran, atau dengan menukar tetapan pemberitahuan dalam Aplikasi; dan
(f) meminta kami menghantar data peribadi anda kepada pengawal data yang lain, jika permintaan itu boleh dilaksanakan secara teknikal dan serasi dengan format data yang kami gunakan.
Anda juga boleh memadamkan akaun anda, dan meminta pemadaman data peribadi yang berkaitan dengannya, daripada dalam Aplikasi atau dengan menghubungi kami menggunakan butiran dalam Klausa 16. Untuk menjalankan mana-mana hak ini, sila hubungi kami secara bertulis (termasuk melalui e-mel) menggunakan butiran dalam Klausa 16. Kami mungkin menghendaki anda mengesahkan identiti anda sebelum kami bertindak atas permintaan anda. Jika anda menarik balik persetujuan anda atau mengehadkan pemprosesan data peribadi anda oleh kami, kami mungkin tidak dapat terus menyediakan perkhidmatan tertentu kepada anda. Penarikan balik persetujuan anda tidak menjejaskan pemprosesan yang telah dijalankan sebelum penarikan balik itu. Jika anda memadamkan akaun anda, kami boleh menyimpan sebahagian data peribadi jika undang-undang menghendaki atau membenarkan kami berbuat demikian, contohnya rekod transaksi yang wajib kami simpan bagi maksud percukaian dan perakaunan, bagi tempoh yang diperihalkan dalam Klausa 8.
11. Kuki dan Teknologi yang Serupa
Laman Sesawang dan Aplikasi kami menggunakan kuki, kit pembangunan perisian dan teknologi yang serupa untuk mengendalikan Laman Sesawang dan Aplikasi, mengingati tetapan anda, menganalisis trafik dan penggunaan, dan, jika anda telah bersetuju, menyampaikan pengiklanan yang relevan kepada anda, termasuk pengiklanan bersasar berdasarkan tingkah laku yang diedarkan melalui platform pengiklanan seperti Google. Anda boleh menolak atau memadamkan kuki melalui tetapan pelayar anda, dan mengehadkan penggunaan pengecam pengiklanan melalui tetapan peranti anda, walaupun dengan berbuat demikian sesetengah ciri Laman Sesawang atau Aplikasi mungkin tidak dapat berfungsi secara optimum. Setakat yang dibenarkan oleh undang-undang, dengan terus menggunakan Laman Sesawang atau Aplikasi, anda bersetuju dengan penggunaan kuki dan teknologi yang serupa oleh kami sebagaimana yang diperihalkan dalam Klausa ini. Anda boleh menarik diri daripada alat analitik dan pengiklanan pihak ketiga dengan menggunakan tetapan yang disediakan oleh pembekal tersebut. Dengan persetujuan anda, kami boleh berkongsi alamat e-mel atau nombor telefon anda dalam bentuk yang dilindungi dengan platform media sosial seperti Facebook, Instagram, TikTok dan seumpamanya, supaya iklan kami dapat dipaparkan kepada anda atau kepada orang yang mempunyai minat yang serupa.
Lokasi dan pemberitahuan automatik. Jika anda membolehkan perkhidmatan lokasi atau pemberitahuan automatik dalam Aplikasi, kami boleh menggunakan lokasi peranti anda untuk menunjukkan kedai berhampiran kepada anda dan untuk menghantar pemberitahuan kepada anda. Anda boleh mematikan fungsi ini pada bila-bila masa melalui tetapan peranti anda.
12. Pemasaran Langsung
Kami akan menghantar komunikasi pemasaran langsung kepada anda melalui e-mel, SMS, pemberitahuan automatik, aplikasi pemesejan, telefon, pos atau media sosial hanya jika anda telah bersetuju, contohnya dengan menandakan kotak semak apabila anda mendaftar sebagai ahli atau melanggan surat berita kami. Secara lalai, kotak semak ini tidak ditandakan. Anda boleh menarik balik persetujuan anda pada bila-bila masa dengan menggunakan pautan berhenti melanggan dalam mana-mana e-mel pemasaran, dengan menukar tetapan pemberitahuan dalam Aplikasi, atau melalui notis bertulis kepada kami menggunakan butiran dalam Klausa 16, dan kami akan berhenti menghantar komunikasi pemasaran kepada anda dengan secepat yang dapat dilaksanakan. Jika anda seorang ahli, kami akan terus menghantar mesej perkhidmatan kepada anda mengenai akaun dan mata ganjaran anda, seperti peringatan tarikh luput, walaupun selepas anda menarik diri daripada pemasaran.
13. Pemprosesan Automatik, Pemprofilan dan Kecerdasan Buatan
Kami menggunakan pemprosesan automatik, termasuk pemprofilan, untuk menganalisis sejarah pembelian, sejarah lawatan ke kedai dan penggunaan Aplikasi anda supaya kami dapat menunjukkan kepada anda produk, tawaran dan kandungan yang mungkin menarik minat anda. Kami tidak membuat keputusan yang mempunyai kesan undang-undang atau kesan signifikan yang serupa terhadap anda semata-mata melalui kaedah automatik. Anda boleh menarik balik persetujuan anda terhadap pemprosesan ini pada bila-bila masa melalui notis bertulis kepada kami, dan kami kemudiannya akan menghentikan penggunaan data peribadi anda bagi pemprofilan.
14. Data Peribadi Kanak-Kanak
Laman Sesawang, Aplikasi dan program keahlian kami tidak ditujukan kepada kanak-kanak yang berumur di bawah 18 tahun. Jika kami memproses data peribadi seseorang yang berumur di bawah 18 tahun, kami memerlukan persetujuan ibu bapa, penjaga atau seseorang yang mempunyai tanggungjawab ibu bapa terhadap orang itu. Jika anda percaya bahawa kami memegang data peribadi seorang kanak-kanak tanpa persetujuan sedemikian, sila hubungi kami dan kami akan memadamkannya. Ibu bapa atau penjaga juga boleh menjalankan hak yang diperihalkan dalam Klausa 10 bagi pihak seseorang yang berumur di bawah 18 tahun. Kami tidak menggunakan data peribadi seseorang yang kami ketahui berumur di bawah 18 tahun bagi pemasaran langsung tanpa persetujuan ibu bapa atau penjaga.
15. Perubahan kepada Notis ini
Kami boleh mengemas kini Notis ini dari semasa ke semasa. Versi semasa akan disiarkan di Laman Sesawang dan dalam Aplikasi dengan tarikh “Kali Terakhir Dikemas Kini” yang dinyatakan di atas. Jika perubahan itu adalah material, kami akan memaklumkan kepada anda melalui notis di Laman Sesawang atau dalam Aplikasi atau, jika sesuai, melalui e-mel. Kami menyimpan rekod versi terdahulu Notis ini.
16. Cara Menghubungi Kami dan Cara Membuat Aduan
Jika anda mempunyai apa-apa soalan, permintaan atau aduan berkenaan dengan Notis ini atau data peribadi anda, sila hubungi kami di:
U/P: En. Lim Chung Leong (Pentadbiran)
Entiti: ADASTRIA (MALAYSIA) SDN. BHD.
Alamat: Unit A-5-01, Menara Mustapha Kamal, PJ Trade Centre, No.8, Jalan PJU 8/8A, Bandar Damansara Perdana, 47820 Petaling Jaya, Selangor Darul Ehsan, Malaysia.
E-mel: cl.lim@adastria.com.my / info@adastria.com.my
Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi, Jabatan Perlindungan Data Peribadi, Malaysia.